SEMARANG – Tahun 2024, Pemerintah Kota Semarang mendapat penghargaan tingkat satu dalam Pengawasan Kearsipan se-Jawa Tengah. Dinas Arsip dan Perpustakaan (Arpus) Kota tersebut meraih predikat AA atau sangat memuaskan sebagai Lembaga Kearsipan Daerah terbaik di provinsi.
Dalam Rakor Kearsipan Tingkat Provinsi Jawa Tengah yang diadakan pada Rabu (18/9), Bambang Suranggono, Kepala Dinas Arpus Semarang, secara pribadi menerima penghargaan ini atas nama Pemkot Semarang.
Di sisi lain, Laily Widiyaningtyas, Kabid Pengembangan, Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan, menyampaikan bahwa Dinas Arpus mendapatkan nilai 94,42 dalam evaluasi kearsipan, nilai tertinggi yang memposisikan Semarang di peringkat pertama se-Jawa Tengah.
“Penilaian pengawasan kearsipan dilakukan setahun sekali oleh Pemerintah Provinsi Jawa Tengah,” ujar Laily saat dihubungi melalui sambungan telepon, Jumat (20/9).
Menurut dia, pada tahun 2023 lalu, Dinas Arpus Kota Semarang hanya berhasil meraih nilai 91,38 atau menempati rangking kedua. Namun di tahun 2024 kali ini, nilai yang diperoleh meningkat menjadi 94,42 dan menjadikan kota Semarang sebagai terbaik pengawasan kearsipan se-Jawa Tengah.
Laily menyebut ada dua kategori penilaian dalam pengawasan tersebut, yakni assessment eksternal (Dinas Arpus) dengan nilai bobot 60 persen. Sedangkan assessment internal perangkat daerah di lingkungan Kota Semarang memiliki bobot nilai 40 persen.
“60 persen penilaian dari Dinas Arpus dan 40 persennya adalah nilai kearsipan organisasi perangkat daerah se-Kota Semarang. Semua dinas itu nilainya 40 persen. Dari dua penilaian itu, Pemkot Semarang berhasil meraih angka 94,42 pada tahun 2024 dan menduduki rangking 1 se-Jawa Tengah,” ujar dia.
Aspek pengawasan kearsipan eksternal meliputi kebijakan, pembinaan, pengelolaan arsip inaktif, pengelolaan arsip statis, sumber daya kearsipan dan pengelolaan arsip elektronik.
“Sebagai lembaga kearsipan daerah, Dinas Arpus Kota Semarang berupaya agar segala kearsipan dapat dilaksanakan. Selama ini kearsipan dianggap sepele dan dianggap sebelah mata dalam pelaksanaan kegiatan,” kata dia.
Oleh karena itu, lanjutnya, dengan arahan ibu Wali Kota Semarang, Hevearita Gunaryanti Rahayu pengawasan kearsipan mulai dibenahi.
“Sekarang ini, kita harus menganggap arsip itu penting, karena disitulah kita dapat melihat sejarah, kita dapat melihat kegiatan-kegiatan yang selama ini tidak terlihat,” jelasnya.
Menurut Laily, ada jenis-jenis arsip terpelihara seperti arsip statis, arsip bernilai sejarah, arsip yang mempunyai memori kolektif bangsa. Arsip itu dinilai sangat penting demi bagi sejarah Ibu Kota Jawa Tengah.
“Saat ini eranya digitalisasi, maka unggulan Arpus di Kota Semarang adalah karena sudah menggunakan digitalisasi dalam kegiatan sehari hari semua OPD di Kota Semarang,” katanya.
Bahkan, lanjut dia, Dinas Arpus memiliki aplikasi pengelolaan arsip elektronik yang diberi nama Srikandi (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi).
Sedangkan indikator pengawasan kearsipan di OPD Pemkot Semarang memiliki bobot nilai 40 persen yang meliputi aspek penciptaan, pemeliharaan arsip, SDM, hingga sarpras.
“Dengan support Ibu Wali Kota dan semua OPD di Kota Semarang. Kami dapat meraih nilai tertinggi.
Nilai ini akan mewakili Provinsi Jawa Tengah pada penilaian Kearsipan Tingkat Nasional yang akan diumumkan pada akhir tahun 2024,” jelasnya.
